⌛ Czym w ogóle jest prokrastynacja?

Pro-crastinus = (łac.) należący do jutra

Prokrastynacja = celowe lub nawykowe odkładanie rzeczy na później

⌛ Przezwyciężenie nawyku odkładania ważnych zadań na później

Jest wieczór i zegar tyka. Pracujesz, aby ukończyć zadanie przed 23:00, jednocześnie przeklinając siebie, że nie zacząłaś go wcześniej.

Jak to się stało? Co poszło nie tak? Dlaczego straciłaś koncentrację?

Cóż, były godziny, które spędziłaś na czytaniu e-maili i sprawdzaniu mediów społecznościowych, na nadmiernym “przygotowaniu”, przerwach na kawę i na innych zadaniach, które mogłaś bezpiecznie zostawić na następny dzień.

Brzmi znajomo? Jeśli tak, to nie jesteś sama!

Prokrastynacja to pułapka, w którą wpada wielu z nas. W rzeczywistości, 95 procent z nas „prokrastynuje” w jakimś stopniu. Choć świadomość, że nie jesteś sama, może być pocieszająca, to jednak uświadomienie sobie, jak bardzo może cię to hamować Twoje działania, może być otrzeźwiające.

⌛ Przedstawię Ci strategie skuteczniejszego zarządzania i ustalania priorytetów w pracy.

❔ Czy prokrastynacja to to samo, co lenistwo?

Prokrastynacja jest często mylona z lenistwem, ale to zupełnie różne pojęcia.

Prokrastynacja jest procesem aktywnym – decydujemy się na zrobienie czegoś innego zamiast zadania, które wiemy, że powinniśmy wykonać. Natomiast lenistwo sugeruje apatię, bezczynność i brak chęci do działania.

Prokrastynacja zazwyczaj polega na ignorowaniu nieprzyjemnego, ale prawdopodobnie ważniejszego zadania na rzecz tego, które jest przyjemniejsze lub łatwiejsze.

Jednak uleganie temu impulsowi może mieć poważne konsekwencje. Na przykład nawet niewielkie epizody prokrastynacji mogą wywołać w nas poczucie winy lub wstydu. Może to prowadzić do zmniejszenia wydajności i spowodować, że nie osiągniemy naszych celów.

Jeśli zwlekamy przez długi okres czasu, możemy stać się zdemotywowani i rozczarowani naszą pracą, co może prowadzić do depresji, a w skrajnych przypadkach nawet do utraty pracy.

❔ Jak pokonać prokrastynację

Podobnie jak w przypadku większości nawyków, możliwe jest pokonanie prokrastynacji. Wykonaj poniższe kroki, które pomogą ci poradzić sobie z prokrastynacją i zapobiec jej:

1. Rozpoznaj, że to prokrastynacja

Być może odkładasz zadanie na później, ponieważ musiałeś zmienić priorytety swojej pracy.

Jeśli odkładasz na krótko ważne zadanie z naprawdę ważnego powodu, to niekoniecznie jesteś „prokrastynatorką”.

Jeśli jednak zaczynasz odkładać rzeczy na później lub zmieniasz kierunek, ponieważ chcesz uniknąć zrobienia czegoś, to prawdopodobnie to właśnie prokrastynacja.

Możesz również być „prokrastynatorką”, jeśli:

• Wypełniasz swój dzień zadaniami o niskim priorytecie.
• Pozostawiasz jakiś element na liście rzeczy do zrobienia przez długi czas, mimo że jest on ważny.
• Czytasz kilkakrotnie e-maile bez podjęcia decyzji, co z nimi zrobić.
• Rozpoczynasz zadanie o wysokim priorytecie, a potem idziesz zrobić sobie kawę.
• Wypełniasz swój czas nieistotnymi zadaniami, o które proszą cię inni, zamiast zająć się ważnymi zadaniami, które są już na twojej liście.
• Czekasz, aż będziesz w “odpowiednim nastroju” lub w “odpowiednim czasie”, aby zająć się jakimś zadaniem.

2. Sprawdź, DLACZEGO odkładasz rzeczy na później.

Zanim zaczniesz się z tym zmagać, musisz zrozumieć powody, dla których „prokrastynujesz”.

Na przykład, czy unikasz konkretnego zadania, ponieważ uważasz je za nudne lub nieprzyjemne? Jeśli tak, to podejmij kroki, aby szybko się z nim uporać, tak abyś mogła skupić się na tych aspektach pracy, które sprawiają Ci większą przyjemność.

Słaba organizacja może prowadzić do prokrastynacji. Zorganizowani ludzie z powodzeniem pokonują ją, ponieważ używają priorytetowych list To-Do i tworzą efektywne harmonogramy. Narzędzia te pomagają uporządkować swoje zadania według priorytetów i terminów.

Nawet jeśli jesteś zorganizowana, nadal możesz czuć się przytłoczona zadaniem. Być może masz wątpliwości co do swoich możliwości i obawiasz się porażki, więc odkładasz je na później i szukasz pocieszenia w wykonywaniu pracy, którą wiesz, że jesteś w stanie ukończyć.

Niektórzy ludzie boją się sukcesu tak samo jak porażki. Myślą, że sukces doprowadzi do tego, że zostaną zasypani prośbami o przyjęcie kolejnych zadań.

Co zaskakujące, perfekcjoniści są często „prokrastynatorami”. Często wolą uniknąć wykonania jakiegoś zadania, niż zrobić je niedoskonale.

Inną ważną przyczyną prokrastynacji jest złe podejmowanie decyzji. Jeśli nie możesz zdecydować, co zrobić, prawdopodobnie odłożysz podjęcie działań na wypadek, gdybyś miała zrobić coś niewłaściwego.

❕ Stosuj strategie „antyprokrastynacyjne”

Prokrastynacja to nawyk – głęboko zakorzeniony wzór zachowania. Oznacza to, że prawdopodobnie nie da się go przełamać w ciągu jednej nocy. Nawyki przestają być nawykami tylko wtedy, gdy ich nie praktykujesz, więc wypróbuj jak najwięcej z poniższych strategii, aby dać sobie jak największą szansę na sukces.

• Wybacz sobie prokrastynację w przeszłości. Badania pokazują, że przebaczenie sobie może pomóc poczuć Ci się lepiej i zmniejszyć prawdopodobieństwo prokrastynacji w przyszłości.
• Zaangażuj się w zadanie. Skup się na robieniu, a nie na unikaniu. Zapisz zadania, które musisz wykonać i określ czas ich wykonania. Pomoże Ci to proaktywnie podejść do pracy.
• Obiecaj sobie nagrodę. Jeśli wykonasz trudne zadanie na czas, nagródź się smakołykiem, np. kawałkiem ciasta lub kawą z ulubionej kawiarni. I zacznij dostrzegać, jak dobrze się czujesz, kończąc pracę!
• Poproś kogoś, by cię sprawdził. Presja innych działa! Na tej zasadzie działają grupy samopomocy. Jeśli nie masz kogo poprosić, możesz skorzystać z aplikacji, takiej jak Procraster (niestety nie ma polskiej wersji), która pomoże Ci w samokontroli.
• Działaj na bieżąco. Zajmij się zadaniami, gdy tylko się pojawią i nie pozwalaj im narastać przez kolejny dzień.
• Przeformułuj swój wewnętrzny dialog. Zwroty ” trzeba” i ” muszę”, na przykład, sugerują, że nie masz wyboru w tym, co robisz. Może to sprawić, że czujesz się pozbawiona władzy i może nawet doprowadzić do samosabotażu. Natomiast powiedzenie “wybieram” i “chcę” sugerują, że jesteś właścicielem projektu i sprawiają, że masz większą kontrolę nad swoją pracą.
• Ogranicz do minimum czynniki rozpraszające uwagę. Wyłącz pocztę elektroniczną i media społecznościowe oraz unikaj siedzenia w pobliżu telewizora podczas pracy!
• Dąż do wykonania tych zadań, które wydają Ci się najmniej przyjemne na początku każdego dnia. Dzięki temu przez resztę dnia będziesz mogła skupić się na pracy, która sprawia Ci większą przyjemność.

Innym sposobem na sprawienie, by zadanie było przyjemniejsze, jest określenie nieprzyjemnych konsekwencji unikania go. Na przykład, co się stanie, jeśli nie wykonasz zadania? Jak może to wpłynąć na Twoje osobiste, zespołowe lub organizacyjne cele?

Jednocześnie przydatne może być przeformułowanie zadania poprzez przyjrzenie się jego znaczeniu i istotności. Zwiększy to jego wartość dla Ciebie i sprawi, że Twoja praca będzie bardziej opłacalna. Ważne jest również, aby przyznać, że często niektóre zadania wydają nam się nieprzyjemne a wcale aż takie nie są. Więc spróbuj! Może się okazać, że mimo wszystko nie jest tak źle, jak myślałaś!

❕ Jeśli prokrastynujesz, bo jesteś niezorganizowana, oto sześć strategii, które pomogą ci się zorganizować:

• Prowadź listę rzeczy do zrobienia. To zapobiegnie “wygodnemu” zapominaniu o tych nieprzyjemnych lub przytłaczających zadaniach.
• Ustal priorytety na liście rzeczy do zrobienia, używając np. zasady Eisenhowera “pilne/ważne”. Pozwoli Ci to szybko zidentyfikować czynności, na których powinnaś się skupić, jak również te, które możesz zignorować.
• Zostań mistrzynią harmonogramu i planowania projektów – pomoże Ci to efektywnie zaplanować czas i obniżyć poziom stresu.
• Uporaj się z najtrudniejszymi zadaniami w godzinach największej aktywności. Czy lepiej pracuje Ci się rano czy po południu? Określ, kiedy jesteś najbardziej efektywna i wykonuj zadania, które uważasz za najtrudniejsze w tym czasie.
• Wyznaczaj sobie cele ograniczone w czasie. Wyznaczenie sobie konkretnych terminów wykonania zadań sprawi, że będziesz na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów i nie będziesz miała czasu na prokrastynację!
• Korzystaj z aplikacji do zarządzania zadaniami i czasem. Istnieje wiele aplikacji, które pomogą Ci być bardziej zorganizowaną.

Jeśli masz skłonność do odkładania projektów na później, ponieważ są one dla Ciebie przytłaczające, spróbuj podzielić je na bardziej wykonalne części.

Podziel swoje projekty na mniejsze zadania i skup się na ich rozpoczęciu, a nie na zakończeniu.

Zacznij najpierw od małych zadań. Te “małe zwycięstwa” dadzą Ci poczucie osiągnięcia celu i sprawią, że poczujesz się mniej przytłoczona większym projektem lub celem, do którego dążysz.

➡️ Podsumowanie

Prokrastynacja to nawyk odkładania na później ważnego zadania, zazwyczaj poprzez skupienie się na mniej pilnych, przyjemniejszych i łatwiejszych czynnościach. Różni się od lenistwa, które polega na braku chęci do działania.

Prokrastynacja może ograniczyć Twój potencjał i zaszkodzić Twojej karierze. Może również zaburzyć pracę zespołową, obniżyć morale, a nawet doprowadzić do depresji i utraty pracy. Kluczowe jest więc podjęcie proaktywnych kroków, aby jej zapobiec.

Pierwszym krokiem do pokonania prokrastynacji jest rozpoznanie, że to robisz. Następnie zidentyfikuj przyczyny swojego zachowania i zastosuj odpowiednie strategie, aby poradzić sobie z prokrastynacją i ją pokonać.

Twój Trener Zdrowia

Karolina Pieprzyk ♦️